Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu: co zawiera, kiedy pracodawca je wydaje i wzór

27 października 2026 · Piotr Nowak · 9 min czytania

Zaświadczenie o zatrudnieniu to pismo, w którym pracodawca potwierdza, że u niego pracujesz: od kiedy, na jakiej umowie i na jakim stanowisku, a w wersji z wynagrodzeniem także ile zarabiasz. Wydaje je na Twoją prośbę, najczęściej do banku, wynajmującego albo urzędu. Kodeks pracy nie ma osobnego przepisu o takim zaświadczeniu ani terminu na jego wydanie, ale Sąd Najwyższy uznał, że dostarczanie pracownikowi zaświadczeń, także o zarobkach potrzebnych poza zakładem pracy, należy do ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika (postanowienie z 16 września 1999 r., I PKN 331/99).

Niżej znajdziesz różnice wobec świadectwa pracy, zawartość zaświadczenia o zarobkach na przykładzie formularzy bankowych, wzór, prośbę do kadr i zaświadczenie z ZUS. Opisuję przepisy obowiązujące w październiku 2026 r.

Zaświadczenie o zatrudnieniu a świadectwo pracy

Świadectwo pracy zamyka zatrudnienie i ma treść określoną w przepisach, a zaświadczenie potwierdza stan bieżący i zawiera to, czego potrzebuje instytucja, która o nie prosi.

Żaden z tych dokumentów nie ocenia, jak pracowałeś. Taką opinię daje list referencyjny, a terminy wydania i sprostowania świadectwa opisuję w artykule o świadectwie pracy.

Czy pracodawca musi wydać zaświadczenie o zatrudnieniu

Jednego przepisu o tym nie ma, ale obowiązek wynika z kilku źródeł:

• Orzecznictwo. W postanowieniu z 16 września 1999 r. (I PKN 331/99) Sąd Najwyższy wywiódł z Kodeksu pracy, m.in. z art. 94 i art. 11¹, ogólny obowiązek dbania o dobro pracownika. Obejmuje on dostarczanie dokumentów istotnych dla stosunku pracy, „a nawet szerzej (np. gdy idzie o zaświadczenie o zarobkach potrzebne dla realizacji uprawnień poza zakładem pracy)”. Według tego samego postanowienia informacji ważnych dla swojej sytuacji pracowniczej możesz dochodzić w sądzie pracy.
• Emerytura i renta. Pracodawca musi wydawać pracownikowi albo ZUS zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości (art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). ZUS ma na to formularz ERP-7 „Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu”.
• Kopia dokumentacji. Na Twój wniosek, papierowy albo elektroniczny, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej, np. umowy i aneksów (art. 94¹² Kodeksu pracy), najpóźniej w 30 dni (§ 18 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Kopia umowy także potwierdza zatrudnienie.

O zaświadczenie możesz poprosić także byłego pracodawcę, dopóki przechowuje Twoje akta: co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym umowa się skończyła (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dłuższe okresy dla zatrudnionych przed 2019 r. i przechowawców akt zlikwidowanych firm opisuję w artykule o duplikacie świadectwa pracy.

Do czego przydaje się zaświadczenie o zatrudnieniu

• Kredyt i pożyczka. Bank uzależnia kredyt od zdolności kredytowej, a Ty na jego żądanie przedkładasz dokumenty potrzebne do jej oceny (art. 70 ust. 1 Prawa bankowego). Bank może wymagać własnego formularza; mają go np. mBank i Bank BPS. We wzorze mBanku pracodawca zaznacza, czy jesteś na okresie próbnym albo w okresie wypowiedzenia, a w formularzu Banku BPS, czy obecne zatrudnienie jest pierwszym, czy kolejnym po przerwie do 1 albo do 3 miesięcy.
• Najem mieszkania. Wynajmujący może poprosić o potwierdzenie dochodu przed podpisaniem umowy. Wtedy kadry mogą wystawić zaświadczenie na papierze firmowym, bez bankowego formularza.
• Urząd i ZUS. Przy wniosku o emeryturę albo rentę pracodawca wypełnia formularz ERP-7, a inne urzędy podają wymagany dokument w opisie sprawy.
• Wyjazd za granicę. Gdy potwierdzenia pracy chce konsulat albo zagraniczny wynajmujący, poproś o wersję angielską; mBank ma formularz także po angielsku.
• Nowy pracodawca. Może prosić o udokumentowanie przebiegu zatrudnienia (art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy), ale od 24 grudnia 2025 r. nie może żądać informacji o Twoim wynagrodzeniu w obecnej i poprzednich pracach (art. 22¹ § 1 pkt 6). Zaświadczenia o zarobkach nie musisz mu więc pokazywać; więcej o tej zmianie w artykule o jawności wynagrodzeń w rekrutacji.

Jeśli w tym samym roku planujesz kredyt i zmianę pracy, zapytaj bank o jego zasady, zanim złożysz wypowiedzenie. Gdy nowa umowa zaczyna się od okresu próbnego, zaświadczenie pokaże datę jego końca.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu: co zawiera

Przepisy nie określają treści takiego zaświadczenia, więc zakres wyznacza instytucja, która go wymaga. Formularz Banku BPS i wzór mBanku obejmują łącznie:

• dane pracodawcy: nazwę, adres, NIP i REGON, a w formularzu Banku BPS także informację, czy firma jest w upadłości, likwidacji albo restrukturyzacji;
• dane pracownika: imię, nazwisko i PESEL;
• zatrudnienie: stanowisko, rodzaj umowy i okres (na czas nieokreślony od danej daty albo określony od-do), informację o okresie wypowiedzenia, okresie próbnym, urlopie macierzyńskim, wychowawczym albo bezpłatnym i zwolnieniu lekarskim dłuższym niż 30 dni;
• wynagrodzenie: średnią miesięczną kwotę netto, we wzorze mBanku z ostatnich 3 miesięcy, w formularzu Banku BPS z ostatnich 12 miesięcy (jeśli pracujesz krócej, Bank BPS pyta o średnią brutto z przepracowanych miesięcy), oraz premie przeliczone na miesiąc (roczną dzieli się przez 12, kwartalną przez 3);
• obciążenia: zajęcia komornicze, spłacane pożyczki socjalne i mieszkaniowe, potrącenia na kasę zapomogowo-pożyczkową i wpłaty na PPK;
• podpis osoby upoważnionej, z pieczątką i stanowiskiem.

Oba formularze są ważne 30 dni od daty wystawienia. W formularzu Banku BPS zgadzasz się też na telefoniczne potwierdzenie danych u pracodawcy, a osoba podpisująca oświadcza, że zna konsekwencje karne podania nieprawdy. Gdy instytucja nie ma formularza, poproś o kwotę brutto i netto oraz o wskazanie, z ilu miesięcy liczono średnią.

Zaświadczenie o zatrudnieniu: wzór

Gdy instytucja nie ma własnego formularza, kadry mogą wystawić zaświadczenie na papierze firmowym. Poniższy wzór jest poglądowy: w nawiasach kwadratowych są dane do wpisania, a niepotrzebne warianty kadry usuwają.

Gdy instytucja potrzebuje tylko potwierdzenia pracy, poproś o wersję bez zdań o wynagrodzeniu i obciążeniach: nie ujawniasz wtedy kwot.

Jak poprosić o zaświadczenie i ile się na nie czeka

Kodeks pracy nie podaje terminu na wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu, więc ustal go z kadrami. Złóż prośbę z wyprzedzeniem, ale nie za wcześnie, bo bankowy formularz traci ważność po 30 dniach. Napisz, do czego potrzebujesz dokumentu, i dołącz formularz instytucji.

Jeśli kadry odmawiają, przypomnij postanowienie Sądu Najwyższego z 1999 r. i poproś o kopię umowy o pracę z akt (art. 94¹²). W sporze możesz też zapytać o swoje prawa okręgowy inspektorat pracy.

Zaświadczenie z ZUS zamiast zaświadczenia od pracodawcy

Część danych potwierdzi ZUS na podstawie Twojego konta ubezpieczonego. Na wniosku US-7 („Wniosek o wydanie zaświadczenia/informacji z konta osoby ubezpieczonej”) zaznaczasz, czy chcesz zaświadczenie o zgłoszeniu i okresach podlegania ubezpieczeniom społecznym, czy o podstawach wymiaru składek, czyli kwotach, od których pracodawca liczył Twoje składki. Możesz wskazać okres i jednego płatnika, np. obecnego pracodawcę.

Wniosek złożysz w PUE/eZUS (usługa „Złożenie dokumentu US-7”, podpis profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym), osobiście albo pocztą. ZUS wydaje zaświadczenie bezzwłocznie, najpóźniej w 7 dni od wpływu wniosku. Jeśli bank wymaga własnego formularza, zaświadczenie z ZUS go nie zastąpi, więc najpierw zapytaj instytucję, czy je przyjmie. Zaświadczenie o zleceniach wliczanych do stażu to inny dokument; opisuję go w artykule umowa zlecenie a staż pracy.

Przykłady przed i po

Prośba do kadr. Przed: „Potrzebuję na jutro zaświadczenia o zarobkach”. Po: „Proszę o zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu banku (w załączniku), ze średnią netto z ostatnich 3 miesięcy. Wniosek kredytowy składam 16 listopada, więc zaświadczenie będzie mi potrzebne do 13 listopada”.

Pytanie nowego pracodawcy o obecną pensję. Przed: „Prześlę Państwu zaświadczenie o zarobkach z obecnej firmy”. Po: „Moje oczekiwania to 8500-9000 zł brutto miesięcznie przy zakresie obowiązków z ogłoszenia. Przebieg zatrudnienia potwierdzę świadectwami pracy i zaświadczeniem o zatrudnieniu bez kwot”.

Rozmowa w banku po zmianie pracy. Przed: „Mam stałą pracę”. Po: „Od 1 października 2026 r. pracuję na umowie na okres próbny do 31 grudnia, a pracodawca zapowiedział potem umowę na czas nieokreślony. Zaświadczenie z kadr potwierdza rodzaj umowy i datę jej końca”.

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca może odmówić wydania zaświadczenia o zatrudnieniu?

Kodeks pracy nie nakazuje tego wprost, ale według Sądu Najwyższego (postanowienie z 16 września 1999 r., I PKN 331/99) dostarczanie pracownikowi zaświadczeń, także o zarobkach, należy do ogólnego obowiązku dbania o dobro pracownika. Zaświadczenia potrzebne do emerytury lub renty pracodawca wydaje z mocy ustawy. Gdy kadry odmawiają, poproś o kopię umowy o pracę z akt (najpóźniej w 30 dni) albo o zaświadczenie z konta w ZUS.

Jak długo ważne jest zaświadczenie o zarobkach?

Przepisy nie określają ważności takiego zaświadczenia: ustala ją instytucja, która go wymaga. Formularze mBanku i Banku BPS są ważne 30 dni od daty wystawienia. Dlatego proś kadry o zaświadczenie dopiero wtedy, gdy znasz termin złożenia wniosku.

Czy dostanę zaświadczenie o zatrudnieniu na okresie próbnym?

Tak, pracodawca wpisze w nim rodzaj umowy i datę jej końca, a niektóre formularze bankowe pytają wprost, czy jesteś na okresie próbnym. Czy bank uwzględni taki dochód przy kredycie, zależy od jego zasad, więc zapytaj o nie przed złożeniem wniosku.

Czy w zaświadczeniu może być wyższa kwota niż faktyczne zarobki?

Nie. Przedłożenie w banku dokumentu poświadczającego nieprawdę albo nierzetelnego, żeby uzyskać kredyt lub pożyczkę, jest przestępstwem z art. 297 § 1 Kodeksu karnego, zagrożonym karą od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności. Bank może też potwierdzić dane telefonicznie w kadrach.

Gdy szukasz pracy w trakcie obecnej umowy, przeczytaj, jak wpisać w CV pracę do chwili obecnej, a przed rozmową o pensji sprawdź, jak negocjować wynagrodzenie.

Jeśli po załatwieniu kredytu albo najmu planujesz zmianę pracy, zacznij od CV. Po rozmowie o Twoim doświadczeniu przygotuję plan dokumentu do zatwierdzenia przed pisaniem, a gotowe CV dostaniesz w 24-48 h od kompletu informacji, z poprawkami w cenie. Pakiet START to CV za 169 zł, APLIKACJA (229 zł) dodaje list motywacyjny dopasowany do ogłoszenia, a przy wielu aplikacjach naraz pakiet OPIEKA obejmuje 30 dni i do 20 ogłoszeń; zobacz pakiety.