Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie i dla pracownika: rubryki, wzór i jak wypełnić

27 października 2026 · Piotr Nowak · 8 min czytania

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełniasz w rekrutacji i podajesz w nim co do zasady tylko dane z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia i dane kontaktowe, a jeśli to niezbędne na danym stanowisku, także wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg zatrudnienia, bez informacji o wynagrodzeniu. Kwestionariusz osobowy dla pracownika dostajesz po decyzji o zatrudnieniu: dochodzą w nim adres zamieszkania, numer PESEL, numer rachunku i dane dzieci, jeśli chcesz korzystać z uprawnień rodzicielskich. Obowiązkowego, urzędowego wzoru nie ma, a ministerstwo pracy udostępnia wzory pomocnicze.

Niżej znajdziesz rubryki obu kwestionariuszy z wyjaśnieniem, co wpisać, dane, których nie musisz podawać, najczęstsze błędy i przykłady poprawnych wpisów. Opisuję przepisy obowiązujące w październiku 2026 r.

Kwestionariusz osobowy: przepisy i wzór

Kodeks pracy nie używa słowa „kwestionariusz”. Wylicza dane, których pracodawca żąda od kandydata i od pracownika (art. 22¹), i stanowi, że udostępniasz je w formie oświadczenia, a pracodawca może poprosić o dokumenty, które je potwierdzają, w niezbędnym zakresie (art. 22¹ § 5). Kwestionariusz jest najwygodniejszą formą takiego oświadczenia: rubryki, data i Twój podpis.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej publikuje w swoim Biuletynie Informacji Publicznej pomocnicze wzory „Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie” i „Kwestionariusz osobowy dla pracownika”, przygotowane pod przepisy obowiązujące od 4 maja 2019 r., gdy w związku z RODO zmieniono katalog danych w Kodeksie pracy. Pracodawca może używać własnego formularza, ale nie może w nim żądać więcej, niż pozwalają przepisy. Razem z kwestionariuszem powinieneś dostać informację o przetwarzaniu danych (art. 13 RODO): kto jest administratorem, w jakim celu i jak długo przechowa Twoje dane.

Kwestionariusz kandydata a kwestionariusz pracownika

Podział na części akt wynika z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej: w części A są dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a w części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy. Jeśli w rekrutacji dostaniesz jeden zbiorczy formularz z rubrykami na PESEL i adres, wypełnij część kandydacką, a resztę podaj po przyjęciu. Pracodawca może żądać innych danych przed zatrudnieniem tylko wtedy, gdy wymaga tego przepis prawa (art. 22¹ § 4); szerzej piszę o tym w artykule o dacie urodzenia i adresie w CV.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie: jak wypełnić

Wzór ministerstwa ma siedem rubryk. Przykłady wpisów są fikcyjne:

Przy rubrykach 4-6 wzór zastrzega, że wypełniasz je, gdy dane są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 22¹ § 2). Daty zatrudnienia przepisz ze świadectw pracy, a nie z pamięci, z miesiącem i rokiem, i porównaj je z CV, które wysłałeś: komisja albo rekruter mają oba dokumenty przed sobą. Nazwę stanowiska podaj taką jak w umowie lub świadectwie, a po awansie wpisz oba stanowiska z okresami. Rubrykę 7 wypełnisz na przykład w naborze do urzędu administracji rządowej, bo ustawa o służbie cywilnej wymaga od kandydata m.in. obywatelstwa, pełni praw publicznych i niekaralności za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe (art. 4). Na końcu wpisujesz miejscowość i datę i składasz podpis.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika: rubryki

Wzór dla pracownika ma dziesięć rubryk:

1. Imię (imiona) i nazwisko.
2. Adres zamieszkania, czyli tam, gdzie mieszkasz, a nie adres zameldowania.
3. Numer PESEL, a gdy go nie masz, rodzaj i numer dokumentu tożsamości.
4. Imiona, nazwiska i daty urodzenia dzieci oraz dane innych członków najbliższej rodziny, ale tylko jeśli zamierzasz korzystać ze szczególnych uprawnień, na przykład z 2 dni albo 16 godzin zwolnienia w roku, które przysługuje, gdy wychowujesz co najmniej jedno dziecko do 14 lat (art. 188).
5. Inne dane potrzebne do korzystania z takich uprawnień.
6. Wykształcenie, jeśli nie było podstaw, żeby żądać go od Ciebie jako kandydata.
7. Przebieg zatrudnienia, na tej samej zasadzie.
8. Dodatkowe dane, gdy obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych.
9. Numer rachunku płatniczego, jeśli nie złożyłeś wniosku o wypłatę do rąk własnych.
10. Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku, z danymi kontaktowymi, wyłącznie jeśli zgadzasz się je podać.

Przed pierwszym dniem pracy zwykle dostaniesz też skierowanie na badania lekarskie, bo osoby przyjmowane do pracy co do zasady podlegają wstępnym badaniom (art. 229 Kodeksu pracy); szczegóły w tekście o badaniach wstępnych do pracy. Przynieś też świadectwa pracy z poprzednich firm, bo kadry ustalają z nich m.in. wymiar urlopu, o czym piszę w artykule o świadectwie pracy.

Czego nie musisz podawać w kwestionariuszu

• Wynagrodzenia w obecnej i poprzednich pracach. Od 24 grudnia 2025 r. przebieg zatrudnienia podajesz bez tych informacji (art. 22¹ § 1 pkt 6). Jak odpowiedzieć na takie pytanie na rozmowie, opisuję w tekście o jawności wynagrodzeń w rekrutacji.
• Adresu, PESEL-u, stanu cywilnego, imion rodziców i nazwiska rodowego na etapie rekrutacji, chyba że wymaga ich przepis szczególny.
• Informacji o karalności, jeśli żaden przepis jej nie wymaga. Zgoda kandydata nie może być podstawą przetwarzania danych o wyrokach skazujących (art. 22¹a § 1).
• Danych o zdrowiu, wyznaniu czy poglądach. Na podstawie zgody pracodawca może je przetwarzać tylko wtedy, gdy przekazujesz je z własnej inicjatywy (art. 22¹b § 1), a zdolność do pracy potwierdza orzeczenie lekarskie.
• Zdjęcia i innych danych spoza katalogu, o ile nie chcesz. Brak zgody albo jej wycofanie nie może być powodem odmowy zatrudnienia ani innych negatywnych konsekwencji (art. 22¹a § 2); kiedy zgoda ma znaczenie, piszę w artykule o klauzuli RODO w CV.

Inaczej wygląda nabór do służb mundurowych. Kandydat do Policji i do Straży Granicznej wypełnia kwestionariusz osobowy według wzorów z rozporządzeń MSWiA z 2025 r., a formacja sprawdza prawdziwość podanych danych w ewidencjach i rejestrach. Kwestionariusz kandydata do Straży Granicznej pyta m.in. o imiona rodziców, PESEL, stan cywilny, obywatelstwo, dokumenty tożsamości i stosunek do służby wojskowej. Przebieg naborów opisuję w tekstach o tym, jak zostać policjantem, i o rekrutacji do Straży Granicznej.

Najczęstsze błędy w kwestionariuszu osobowym

• Daty inne niż w CV i świadectwach pracy. Umowa zakończona 31 sierpnia nie może w kwestionariuszu kończyć się we wrześniu, a w CV w lipcu.
• Nazwy stanowisk z wizytówki zamiast z umowy lub świadectwa, przez co pracodawca nie dopasuje ich do dokumentów.
• Skróty i ogólniki: „UŚ”, „wyższe”, „różne firmy” zamiast pełnej nazwy szkoły, kierunku i pracodawcy.
• Dane nadmiarowe wpisane z rozpędu: wynagrodzenie, PESEL czy stan cywilny w formularzu dla kandydata.
• Puste pola i brak podpisu. Przy rubrykach, które Cię nie dotyczą, wpisz „nie dotyczy”, a przed podpisem sprawdź dane, bo podpisujesz oświadczenie.

Przerw w zatrudnieniu kwestionariusz nie każe wyjaśniać, ale rekruter zobaczy je w datach i może o nie zapytać. Odpowiedź przygotuj według wskazówek z artykułu o przerwie w CV.

Przykłady przed i po

Przebieg zatrudnienia. Przed: „2019-2026 różne firmy, handlowiec, ok. 6500 zł netto”. Po: „04.2019-02.2022: Tele-Mix sp. z o.o., Katowice, konsultant obsługi klienta; 03.2022-09.2026: Hurtownia Budowlana Kamex sp. z o.o., Gliwice, przedstawiciel handlowy”.

Wykształcenie. Przed: „wyższe”. Po: „Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, 2018; licencjat, kierunek logistyka”.

Dane kontaktowe w kwestionariuszu kandydata. Przed: „ul. Polna 14/3, 41-500 Chorzów, PESEL 94031…”. Po: „tel. 600 000 000, anna.wojcik@…”.

Rubryka o dodatkowych danych, gdy żaden przepis ich nie wymaga. Przed: „stan cywilny: mężatka, dwoje dzieci, niekarana”. Po: „nie dotyczy”.

Najczęstsze pytania

Czy kwestionariusz osobowy jest obowiązkowy?

Kodeks pracy nie nakazuje używania formularza ani konkretnego wzoru; wyjątkiem są nabory do służb mundurowych, takich jak Policja i Straż Graniczna, w których wzór kwestionariusza określa rozporządzenie MSWiA. Pracodawca ma jednak prawo żądać danych z art. 22¹ Kodeksu pracy, a Ty przekazujesz je w formie oświadczenia, więc kwestionariusz jest najprostszym sposobem. Ministerstwo pracy udostępnia wzory pomocnicze, a pracodawca może mieć własny formularz w tym samym zakresie.

Czy w kwestionariuszu dla kandydata trzeba podać PESEL?

Nie. Numer PESEL i adres zamieszkania Kodeks pracy wymienia wśród danych pracownika, które podajesz po zatrudnieniu. Wcześniej pracodawca może ich żądać tylko wtedy, gdy wymaga tego przepis prawa.

Czy pracodawca może pytać w kwestionariuszu o zarobki?

Od 24 grudnia 2025 r. nie może żądać informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy. Przebieg zatrudnienia podajesz bez kwot. Pytanie o Twoje oczekiwania na nowym stanowisku to osobna sprawa.

Co zrobić, gdy pomylę się w kwestionariuszu?

Napisz do kadr albo osoby prowadzącej rekrutację, co jest błędne i jak powinno brzmieć, i zaproponuj złożenie poprawionego kwestionariusza. Po zatrudnieniu zmiany danych, na przykład adresu czy numeru rachunku, również zgłaszasz pracodawcy.

Przebieg zatrudnienia w kwestionariuszu i w CV powinien wyglądać tak samo; jak opisać każde stanowisko w CV, pokazuję w artykule o doświadczeniu zawodowym w CV.

Kwestionariusz wypełnisz w kwadrans, jeśli masz CV z poprawnymi datami, nazwami stanowisk i szkół. Po rozmowie o Twoim doświadczeniu przygotuję plan dokumentu do zatwierdzenia przed pisaniem, a gotowe CV dostaniesz zwykle w 24-48 h od kompletu informacji, z poprawkami w cenie: pakiet START to CV za 169 zł, a APLIKACJA (229 zł) dodaje list motywacyjny pod ogłoszenie. Jeśli wysyłasz wiele aplikacji, w pakiecie OPIEKA (899 zł) przez 30 dni piszę CV i list pod wybrane ogłoszenia, do 20 ogłoszeń, każde w 24 h; zobacz pakiety.